SEPA-Lastschrift

sourceDESK unterstützt von Haus aus SEPA-Lastschriften. Jeder Kunde kann gleich mehrere SEPA-Mandate verwalten. Dabei können Sie CORE-XML-Dateien in Zusammenarbeit mit Ihrer Hausbank nutzen.

Aktivierung & Konfiguration

Um Lastschriften nutzen zu können, müssen Sie zunächst das Zahlungsgateway "SEPA-Lastschrift" aktivieren. Dies geschieht unter "Zahlungen > Gateway-Einstellungen". Sodann konfigurieren Sie das Modul in den Einstellungen. Hier müssen Sie Ihre Gläubiger-ID eingeben und eine E-Mailvorlage für die erforderliche SEPA-Prenotification auswählen (seit Version 1.1.0 kann die Prenotification auf eigenes Risiko auch deaktiviert werden). Gleichzeitig können Sie die Frist für die Prenotification anpassen.

Bitte tragen Sie nun noch einen Text ein, der auf dem Kontoauszug Ihrer Kunden erscheint. Außerdem müssen Sie Ihre Kontodaten eintragen. Ferner können Sie einen Mindestbetrag festlegen, der für jede SEPA-Lastschrift gilt (vor Version 1.0.7 sind dies fix 10 €).

Über die Option "Mandats-Erteilung" können Sie seit Version 1.1.3 auswählen, ob der Kunde ein unterschriebenes Mandat vorlegen muss oder Ihnen die Erteilung per Checkbox genügt.

Seit Version 1.1.4 steht die Option "Automatisierte Zahlungen für Kunden konfigurieren" zur Verfügung. Steht diese Einstellung auf "Ja", so wird automatisch die SEPA-Lastschrift als aktive, automatische Zahlungsart des Kunden eingestellt, wenn

• Der Kunde ein Mandat anlegt.
• Bisher keine automatische Zahlungen für das Kundenkonto aktiviert sind.

Das ermöglicht es Ihnen, die Akzeptanz automatischer Zahlungen zu steigern und ist für Ihre Kunden bequem., da die Zahlung nunmehr standardmäßig automatisiert abläuft und nicht manuell durch den Kunden angestoßen werden muss. Sollten Sie Lastschriftmandate manuell bestätigen müssen, so seien Sie bitte darauf hingewiesen, dass jeglicher automatischer Zahlungsversuch über Lastschrift solange fehlgeschlagen wird, bis Sie das dazugehörige Mandat bestätigt haben.

SEPA-CORE-XML-Dateien abholen

Die für Ihre Bank erforderlichen SEPA-CORE-XML-Dateien erhalten Sie unter "Zahlungen > SEPA-Lastschriften". Hier können Sie sämtliche offene SEPA-Lastschriften einsehen und die Export-Datei generieren.

Automatische XML-Übertragung

Seit Version 1.1.6 ist sourceDESK in der Lage, die XML-Dateien automatisch an Ihre Hausbank zu übertragen. Dazu muss ein Konto mit HBCI konfiguriert sein. sourceDESK bietet Ihnen dann unter "Zahlungen > SEPA-Lastschriften" die Möglichkeit, die offenen Lastschriften zu übertragen. Hierfür ist in aller Regel eine TAN erforderlich.

Mandatsverwaltung durch Kunden

Ihre Kunden können jeweils mehrere Mandate anlegen. Dazu benötigen sie ihre Kontodaten. Nach der Anlegung eines Kontos muss der Kunde das Mandat herunterladen, unterschreiben und zurücksenden - sofern nicht die Online-Erteilung aktiviert ist -, damit das Konto aktiviert wird und für Zahlungen genutzt werden kann. Der Kunde kann zwischen seinen aktiven Konten ein primäres Konto auswählen, das für automatische Zahlungen genutzt wird.

Tageslimit

Standardmäßig existiert für jeden Kunden ein Tageslimit von 100,00 € für SEPA-Lastschriften. Dies dient der Betrugsprävention. Wie Sie das Limit für einen Kunden erhöhen oder einmalig eine höhere Transaktion durchführen, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Mandatsverwaltung in der Administration

Sie können zu jedem Kunden die aktiven Mandate einsehen. Dazu wählen Sie im Kundenprofil unter "Transaktionen" links unten den Punkt "SEPA-Mandate verwalten". Sie erhalten nun eine Übersicht über alle Konten des Kunden und den Mandatsstatus. Auf der Übersichtsseite können Sie zudem ein neues Mandat anlegen und das Tageslimit des Kunden einstellen.

In der Detailansicht eines Mandates können Sie die Mandats-Daten bearbeiten und das durch den Kunden unterschriebene Mandat hochladen. Somit entsteht kein Medienbruch und das unterschriebene Mandat ist jederzeit mit wenigen Klicks verfügbar - das ist insbesondere zum Nachweis des Vorliegens einer Abbuchungserlaubnis gegenüber Ihrer Bank wichtig. Außerdem können Sie jederzeit eine manuelle Transaktion vornehmen, zum Beispiel um das Guthabenkonto des Kunden auszugleichen oder eine das Tageslimit übersteigende Transaktion vorzunehmen. Ferner sehen Sie die bereits getätigten Transaktionen für das gewählte Mandat und deren Status.

Rücklastschriften

Rücklastschriften werden von sourceDESK derzeit nicht automatisiert bearbeitet. Sofern Sie von Ihrer Bank eine Benachrichtigung über eine Rücklastschrift erhalten haben, sollten Sie das entsprechende Guthaben zurückbuchen und das Mandat bis zur Klärung mit dem Kunden sperren.

Betrugsprävention

Um Betrug vorzubeugen, bieten sich die Standardoptionen von sourceDESK im Bereich der Zahlungsgateways an, beispielsweise das Erfordernis eines bestimmten Scoring oder der Verifizierung.

Als Standardoption ist das unterschriebene Mandat zur Erteilung ausgewählt, dies reduziert Betrug zusätzlich, erhöht aber die Schwelle für den Kunden.

Ablauf von Mandaten

Gemäß rechtlichen Vorgaben zum SEPA-Verfahren läuft ein SEPA-Mandat 36 Monate nach der letzten Nutzung ab. Das letzte Nutzungsdatum wird anhand der letzten Transaktion mit dem Mandat durch sourceDESK automatisch ermittelt.

Problematisch wird dies beim Import von recht alten Mandaten aus alten Systemen: sourceDESK weiß dann i.d.R. nicht, wann das Mandat zuletzt genutzt wurde und das Mandat läuft fälschlicherweise ab. Wenn Sie Mandate importieren, können Sie über die Spalte "last_used" in der Datenbank-Tabelle "client_sepa" das Datum der letzten Nutzung im Format YYYY-MM-DD eigenständig anpassen. Steht hier der Standard-Wert "0000-00-00", so wird dieser ignoriert. Steht ein gültiges Datum in dieser Spalte, so wird entweder dieses genutzt oder - falls später Transaktionen mit dem Mandat durch sourceDESK stattfanden - das Datum der letzten Transaktion.