Selbstverständlich ist das System in der Lage, Rechnungen zu schreiben.
Rechnungen manuell erstellen
Sie können Rechnungen von Hand erstellen, indem Sie in einem Kundenprofil in den Bereich "Rechnungen" wechseln und "Rechnung hinzufügen" wählen. Sodann können Sie die Daten der Rechnung und die Positionen eintragen.
Externe Rechnungen
Über "Zahlungen > Externe Rechnungen" ist es möglich, Rechnungen an Personen oder Firmen zu stellen, die kein Konto in Ihrem System führen. Das erleichtert vor allem einmalige Geschäftsbeziehungen.
Automatische Rechnungserstellung
Rechnungen werden für folgende Objekte automatisch erstellt:
Entwurfs-Rechnungen
Mit Version 1.0.5 wurden Entwürfe für Rechnungen eingeführt. Wenn Sie eine Rechnung als Entwurf erstellen, ist diese noch nicht für den Kunden sichtbar. Erst mit dem Übergang in einen anderen Status wird die Rechnung sichtbar und kann versendet werden.
Angebots-Konvertierung
Sie können aus einem Angebot direkt eine Rechnung erstellen. Wählen Sie dazu das gewünschte Angebot aus der Liste der Angebote und wählen Sie die Aktion "Rechnung stellen".
Projekt-Abrechnung
Die Abrechnung von Projekten kann direkt auf der Projektseite automatisch erfolgen - entweder pauschal oder unter Berücksichtigung der aufgewendeten Zeit.
Telefonat-Abrechnung
Die Abrechnung von Telefonaten kann direkt bei der Erfassung des Telefonats automatisch erfolgen.
Transaktionen
Bei der Begleichung einer Rechnung entsteht automatisch eine Transaktion, die das Kundenguthaben mit dem Rechnungsbetrag belastet (oder diesen bei Korrekturrechnungen mit negativer Summe gutschreibt). Das Stornieren einer bezahlten Rechnung hebt diese Transaktion nicht automatisch auf! Die Transaktion muss dann manuell rückgängig gemacht werden.
Mahnungen
sourceDESK verfügt über ein frei einstellbares Mahnsystem mit verschiedenen Mahnstufen und Mahnungen.
Lieferscheine
Sie können zu jeder Rechnung einen Lieferschein abrufen. Dazu wählen Sie die gewünschte/n Rechnung/en aus und klicken auf die Massenaktion "PDF > Lieferschein". Das Lieferdatum entspricht im Normalfall dem Erstelldatum der Rechnung, kann aber in der Rechnungsansicht bearbeitet werden.
Storno-Rechnungen
Sie können zu einer bezahlten Rechnung mit einem Klick eine Storno-Rechnung erstellen. Diese weist dann die ursprünglichen Rechnungspositionen mit umgekehrten Betrag auf. Außerdem werden bereits bezahlte Beträge dem Kundenkonto gutgeschrieben. Selbstverständlich verhindert sourceDESK, dass zu einer Rechnung mehrere Storno-Rechnungen angelegt werden.
Rechnungen splitten
Es ist möglich, Rechnungen zu splitten. Dabei wird jede Rechnungsposition in eine eigene Rechnung überführt. Um eine oder mehrere Rechnungen zu splitten, wählen Sie bitte die gewünschte/n Rechnung/en aus der Rechnungsliste aus und wählen Sie die Aktion "Splitten". Ein späteres Zusammenführen ist nicht mehr möglich!
Persistente Rechnungsdaten
Um deutsches Recht einzuhalten, werden bestimmte Daten auf der Rechnung beim ersten Abruf unveränderlich gespeichert. Das heißt, dass bei jedem weiteren Aufruf der Rechnung Name, Anschrift und Währung auf der Rechnung gleich bleiben, selbst wenn diese Daten im Kundenprofil geändert wurden. Dem Administrator ist es möglich, für eine oder mehrere Rechnungen die gespeicherten Daten zu löschen und die Rechnung/en neu zu initialisieren. Dies sollte aber nur in den seltensten Fällen (falsche Adressdaten, Tippfehler, Firma fehlt etc.) gemacht werden.
Rechnungslayout
Sie können Layoutmerkmale der vom System generierten PDF-Dateien unter "Einstellungen > Systemeinstellungen > PDF-Layout" ändern. Unter "Einstellungen > Systemeinstellungen > Logos" können Sie auch Ihr eigenes Logo hinterlegen.
Für größere Änderungen können Sie auch direkt das komplette Layout anpassen. Das Rechnungslayout wird in der Datei lib/PDFInvoice.php definiert.