Verwalten der Mahnstufen
Die Mahnstufen Ihres Systems können Sie unter "Einstellungen > Systemeinstellungen > Mahnsystem verwalten". Bitte stellen Sie sicher, dass der Cronjob für Mahnungen aktiviert ist und regelmäßig läuft.
Jeder Mahnstufe können Sie einen internen Namen geben, dieser wird nur in der Administration angezeigt. Für jede Mahnstufe müssen Sie festlegen, wann diese in Kraft tritt. Hierzu geben Sie an, wie viele Tage vor/nach Rechnungsfälligkeit die Mahnstufe aktiv werden soll. Sie können ferner festlegen, wie die Mahnstufe optisch dargestellt werden soll (farblich und Fettdruck).
Eine Mahnstufe kann, falls gewünscht, nur für Kunden bestimmter Länder in Kraft treten. Sie können bei der zu versendenden E-Mail und den entstehenden Kosten zwischen Privat- und Firmenkunden differenzieren oder eine dieser Kundengruppen komplett ausnehmen. Es ist möglich, prozentuale oder absolute Mahngebühren zu definieren, in jedem Fall müssen Sie eine Bezeichnung für die Mahngebühren auf der Rechnung angeben.
Nachdem Sie eine Mahnstufe erstellt haben, können Sie auch einstellen, dass Mahnungen automatisch per Brief versendet werden sollen. Hierzu müssen Sie einen Brieftext eingeben.
Offene Rechnungen
Über den Menüpunkt "Zahlungen > Offene Rechnungen" erhalten Sie einen Überblick über alle Rechnungen in Ihrem System, die unbezahlt sind. Hier können Sie nach der Mahnstufe der Rechnungen filtern und so beispielsweise gezielt Mahnverfahren einleiten.
Rechtliches
Es ist nicht erlaubt, Rechnungen nachträglich zu verändern. Daher werden Mahngebühren auf einer separaten Rechnung ausgewiesen.
Mahngebühren müssen nicht versteuert werden und werden daher als unbesteuert ausgewiesen.
Von deutschen Firmenkunden können Sie eine Verzugspauschale in Höhe von 40,- € zusätzlich verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB).
Unterscheidung zwischen Firmen- und Privatkunden
sourceDESK unterscheidet Firmen- von Privatkunden, indem überprüft wird, ob das Feld "Firma" leer oder gefüllt ist.
Beispiel-Mahnstufen
Folgende Mahnstufen könnten beispielsweise verwendet werden:
Erinnerung Am Tag der Fälligkeit E-Mail an Kunden
1. Mahnung 7 Tage nach Fälligkeit E-Mail an Kunden
2. Mahnung 14 Tage nach Fälligkeit E-Mail und Brief an Kunden 2,50 € Mahngebühren
3. Mahnung 28 Tage nach Fälligkeit E-Mail und Brief an Kunden 2,50 € Mahngebühren für Privatkunden 40 € Verzugspauschale für Geschäftskunden
Mahnverfahren 40 Tage nach Fälligkeit E-Mail an Administrator